Sözleşme Yönetimi

Sözleşmeleriniz bir tablo hücresine değil, kurumsal hafızaya emanet.

Her sözleşmeyi tek kayıtta toplar: tarafı, tutarı, süresi, damga vergisi, teminatı, onay geçmişi ve tüm ekleriyle. Bitiş tarihleri 7, 30 ve 90 gün eşiklerinde izlenir, yenilemeler hatırlatılır, onaylar çok adımlı akışa bağlanır; sorumlu personel değişse de disiplin bozulmaz.

Bu modülü canlı görün

Bir bakışta

Sözleşme Yönetimi neleri kapsıyor?

Süre ve yenileme
Kalan gün otomatik, eşiklerde uyarı
Onay akışı
Çok adımlı, notlu, izlenebilir
Damga vergisi ve teminat
Vade takibi tek ekranda
Doküman yönetimi
İmzalı belgeler sözleşmeye bağlı
Holding desteği
Alt şirket bazlı görünüm
HanGrid liste
Arayın, filtreleyin, aktarın
Sözleşme türleri
Renkli rozet, otomatik numaralandırma
Modül entegrasyonu
Teklif, tedarikçi, müşteri ve personel
A.5.20 ve A.5.31
Sözleşmesel güvenlik şartları izlenir

Süreç

Adım adım ne kayda geçiyor?

Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.

Taslak

Sözleşme kaydı açılır; taraf, tür, tutar ve süre girilir.

Bu adımda kayda geçenler

Sözleşme numarası atandıkayıtlı
Taraf ve tür belirlendikayıtlı
Süre tanımlandıkayıtlı

Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.

Özellikler

Modülün yaptığı işler

Süre ve yenileme takibi

Bitiş tarihine kalan gün otomatik hesaplanır; 7, 30 ve 90 gün eşiklerinde renkli uyarı verilir. Otomatik yenilenen sözleşmeler için yenileme periyodunu bir kez tanımlarsınız, hatırlatmayı sistem yapar.

Çok adımlı onay akışı

Her sözleşme tanımladığınız onay adımlarından geçer. Onaylayan onaylar ya da gerekçesiyle reddeder. Son adım tamamlandığında sözleşme aktif duruma geçer; reddedildiğinde taslağa döner. Kim, ne zaman, hangi notla karar verdi kayıt altındadır.

Damga vergisi ve teminat takibi

Damga vergisi uygulanabilirliği, paylaşımı ve tutarı; teminat türü, tutarı ve vade tarihi her sözleşmede ayrı izlenir. Teminat vadesi yaklaşan sözleşmeler uyarı listesine düşer.

Merkezi doküman yönetimi

İmzalı PDF, ek belge ve müzakere notları sözleşmeye bağlı olarak tek yerde durur. İlgili dokümana liste ekranından doğrudan erişirsiniz.

Çok firmalı ve holding desteği

Kullanıcı yalnızca yetkili olduğu alt şirketin sözleşmelerini görür; yöneticiler tüm gruba tek panelden bakar.

HanGrid liste altyapısı

Her alanda anlık arama, kolon gösterme ve gizleme, yoğunluk ayarı ve tek tıkla Excel ile CSV dışa aktarma. Kolon tercihleriniz saklanır.

Sözleşme türleri ve otomatik numaralandırma

Hizmet, tedarik, gizlilik, lisans, kira ve diğer türler renkli rozetlerle ayırt edilir. Her yeni sözleşme otomatik, sıralı bir numara alır.

Teklif, tedarikçi ve müşteri entegrasyonu

Sözleşme; tedarikçi, müşteri, alt şirket, sorumlu personel ve departman kayıtlarıyla bağlantılı çalışır. Kabul edilen teklif tek adımda sözleşmeye dönüşür.

Tedarikçi anlaşmalarında güvenlik şartları

Tedarikçi sözleşmelerindeki bilgi güvenliği şartlarının izlenmesi, ISO 27001 A.5.20 kontrolünün doğrudan konusudur. Yasal ve sözleşmesel yükümlülükler A.5.31 kapsamında Yasal Gereksinimler modülüyle bağlanır.

Neden

Neden HanSYS Sözleşme Yönetimi?

Sözleşmeleriniz kurumunuzun en değerli ve en kolay unutulan varlıklarıdır. Bir yenileme tarihi gözden kaçtığında ceza, sessizce uzayan bir sözleşme fark edilmediğinde gereksiz maliyet, kaybolan bir imzalı belge yüzünden denetimde açık oluşur.

Takip kişide değil sistemde

Sözleşme takibi çoğu kurumda tek bir çalışanın tablosunda yaşar. O çalışan ayrıldığında ya da hücreyi güncellemeyi unuttuğunda süreç kopar. HanSYS her sözleşmeyi tek kayıtta toplar: tarafı, tutarı, süresi, damga vergisi, teminatı, onay geçmişi ve tüm ekleriyle. Bitiş tarihleri izlenir, yenilemeler hatırlatılır, onaylar akışa bağlanır. Sorumlu personel değişse de disiplin bozulmaz.

Türkiye'ye özgü yükümlülükler modülün içinde

Damga vergisi ve teminat takibi bu modülün en ayırt edici tarafıdır. Damga vergisi uygulanabilirliği, tarafların paylaşımı ve tutarı; teminat türü, tutarı ve vade tarihi her sözleşmede ayrı ayrı tutulur. Yabancı sözleşme yönetimi araçlarında bu alanlar yoktur; kurumlar bunları ayrı tablolarda izlemek zorunda kalır ve teminat vadesi çoğu zaman gözden kaçar.

Sessiz uzayan sözleşme sorunu

Otomatik yenilenen sözleşmeler, sözleşme yönetiminin en pahalı kör noktasıdır. Kimse fesih bildirimi için gereken süreyi hatırlamaz; sözleşme kendiliğinden bir yıl daha uzar. Yenileme periyodu bir kez tanımlandığında sistem eşiklerde uyarır. Karar vermek sizde kalır, hatırlamak sistemde.

Öncesi / sonrası

Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?

Onlarca sekmeli tablo: Her alanda aranabilir, dışa aktarılabilir canlı liste
E-posta eklerinde kaybolan imzalı belge: Sözleşmeye bağlı merkezi arşiv
Takvime düşülen elle hatırlatmalar: Eşik bazlı otomatik süre takibi
Kişiye bağlı takip: Ekip değişse de süren kurumsal süreç
Dağınık onay e-postaları: Notuyla kayıtlı, izlenebilir onay akışı
Damga vergisi ve teminatın ayrı tabloda tutulması: Sözleşme kaydının içinde

Sessiz uzayan sözleşme fark edilir

Yenileme eşikleri tanımlıdır; fesih bildirimi süresi kaçmaz.

Teminat vadesi gözden kaçmaz

Vade tarihi sözleşme kaydında tutulur ve uyarı listesine düşer.

Kurumsal hafıza korunur

Sorumlu personel değişse de sözleşme geçmişi ve belgeleri kurumda kalır.

Onay kararı kayıtlıdır

Kim, ne zaman, hangi gerekçeyle onayladı ya da reddetti izlenebilir.

Entegrasyon

Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?

Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.

Teklif Yönetimi: Kabul edilen teklif tek adımda sözleşmeye dönüşür.
Tedarikçi Yönetimi: Tedarikçi sözleşmeleri tedarikçi kartının Dokümanlar sekmesinde görünür.
Müşteri Yönetimi: Müşteri sözleşmeleri müşteri kaydına bağlanır.
Yasal Gereksinimler: Sözleşmesel yükümlülükler A.5.31 matrisiyle tutarlı kalır.
Özlük Takibi: Sorumlu ve teknik personel ile departman bağları kurulur.
Risk Değerlendirme: Kritik sözleşmelerden doğan riskler kayda bağlanır.

Özet

Üç cümlede neden bu modül?

Hiçbir tarih kaçmaz

Bitiş, yenileme, teminat ve damga vergisi vadeleri izlenir ve eşiklerde uyarı verilir.

Türkiye'ye özgü alanlar yerleşik

Damga vergisi ve teminat takibi sonradan eklenen bir alan değil, kaydın parçasıdır.

Ekosistemin içinde

Teklif, tedarikçi, müşteri, personel ve yasal gereksinimler modülleriyle aynı platformda.

Rakiplerden ayrışma

Damga vergisi ve teminat gibi yerel yükümlülükler kaydın içindedir; ayrı tabloda izlenmez.
Bağımsız bir sözleşme aracı değil; teklif, tedarikçi ve yasal gereksinimlerle aynı platformda durur.
Kişiye değil sürece bağlı tasarım; ekip değişse de takip disiplini bozulmaz.

Sözleşme Yönetimi modülünü kendi verinizle görün.

45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.

Demo talep et E-posta gönder