Merkezi uyum belgesi havuzu
Politika, prosedür, talimat, aydınlatma metni, açık rıza formu, sözleşme, taahhütname ve envanter çıktıları tek havuzda toplanır. Hangi belgenin güncel olduğunu aramak yerine listeden görürsünüz.
KVKK Doküman Yönetimi
Uyum verinizle uyum belgeniz aynı çatı altında.
Politikalar güncellenir, aydınlatma metinleri revize edilir, rıza formları sürüm değiştirir, denetçi yürürlükteki belgeyi ister. Modül kişisel veri uyumuna ait tüm belgeleri kategori ve tip yapısıyla sınıflandırılmış, sürümlü, durumu belli ve sorumlusu atanmış tek bir merkezde toplar — ve bu merkez, uyum verinizle aynı firma yapısında yaşar.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Doküman Yönetimi neleri kapsıyor?
Merkezi uyum belgesi havuzu
Politika, prosedür, metin ve taahhütname tek yerde.
Kategori ve tip bazlı gruplama
Liste kategori başlıkları altında kendiliğinden düzenlenir.
Erişime kapalı depolama ve süreli indirme
İndirme bağlantısı süresi dolduğunda geçersiz hâle gelir.
Sürüm ve durum takibi
Taslak, yürürlükte, arşiv — tek bakışta.
Gözden geçirme tarihi uyarıları
Güncellenmesi gereken belge listede görünür.
Sorumlu ataması
Hesap verebilirlik belge seviyesine iner.
Çok firmalı ve holding yapısı
Her firma kendi belgelerini görür.
Uyum verisiyle ortak yapı
Envanter, Sicil ve aydınlatma modülleriyle aynı firma yapısı.
Liste ve dışa aktarma
Binlerce belge içinde arama, filtre ve dışa aktarma.
Özellikler
Modülün yaptığı işler
Kategori ve tip bazlı gruplama
Her belge kategori (Envanter ve Sicil, Aydınlatma ve Rıza, İhlal Yönetimi, Saklama ve İmha…) ve tipe göre sınıflandırılır; yüzlerce belge içinde aradığınız politikaya doğrudan ulaşırsınız.
Erişime kapalı depolama ve süreli indirme
Belgeler yetkisiz erişime kapalı depolamada tutulur; indirme yalnızca süresi dolan bir bağlantı üzerinden yapılır. Bağlantı paylaşılsa bile süresi dolduğunda çalışmaz.
Sürüm ve durum takibi
Her belgenin güncel sürümü ve durumu görülür; “hangi versiyon geçerli?” sorusu ortadan kalkar. Önceki sürümler arşivde kalmaya devam eder.
Gözden geçirme tarihi uyarıları
Yürürlük ve gözden geçirme tarihleri belge bazında tutulur. Mevzuat değiştiğinde hangi dokümanı revize edeceğinizi tahmin etmek yerine listeye bakarsınız.
Sorumlu ataması
Her dokümana bir sorumlu atanır; “bu prosedürden kim sorumlu?” sorusunun net bir cevabı olur.
Çok firmalı ve holding yapısı
Birden çok tüzel kişiliğin belgeleri tek panelden yönetilir; erişim firma bazında sınırlanır.
Uyum verisiyle ortak yapı
Doküman Yönetimi izole bir arşiv değil; envanter, Sicil değerlendirmesi ve aydınlatma/rıza metinleriyle aynı firma ve birim yapısı üzerinde çalışır. Üretilen raporlar ve metinler doğrudan kurum dosyasının parçası olur.
Liste ve dışa aktarma
Anlık arama, çoklu filtre, sütun gösterim yönetimi ve tabloya aktarma her ölçekte çalışır.
Neden
Neden KVKK Doküman Yönetimi?
Kişisel veri uyumu bir kereye mahsus bir proje değil, sürekli yürütülen bir süreçtir. Politikalar güncellenir, metinler revize edilir, formlar sürüm değiştirir. Buna rağmen çoğu kurumda uyum belgeleri paylaşımlı klasörlerde, adında “son” ve “son2” geçen dosyalarda ve kişilerin bilgisayarlarında durur.
Bir denetim ya da ihlal anında “en güncel imha politikamız hangisiydi?” sorusu ortada kalır. Belgenin var olması yetmez; hangisinin yürürlükte olduğunun, ne zaman yürürlüğe girdiğinin ve kimin sorumlu olduğunun gösterilebilmesi gerekir.
Modül tüm uyum belgelerini kategori ve tip yapısıyla sınıflandırılmış, sürümlü, durumu belli ve sorumlusu atanmış tek bir merkezde toplar. Yürürlük ve gözden geçirme tarihleri belge bazında tutulur; hangi belgenin ne zaman güncellenmesi gerektiğini sistem takip eder.
Dayanağı
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlanmasını zorunlu tutar, periyodik imha döngüsü öngörür ve imha işlemine ilişkin kayıtların saklanmasını arar. Bu belgelerin varlığı kadar sürümü, yürürlük tarihi ve sorumlusu da 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesindeki teknik ve idari tedbirlerin ispatının parçasıdır.
ISO 27001:2022 karşılıkları
Sürüm, yürürlük ve onay yapısı standardın 7.5 maddesindeki belgelendirilmiş bilgi gerekliliğine; arşiv ve değiştirilemez sürüm kaydı A.5.33 kayıtların korunması kontrolüne; kategori ve tip yapısı A.5.12 bilginin sınıflandırılmasına; firma bazlı erişim sınırı A.8.3 bilgiye erişimin kısıtlanmasına; prosedür ve talimat tipleri A.5.37 belgelendirilmiş işletim prosedürlerine; taahhütname ve sözleşme tipleri ise A.5.31 yasal ve sözleşmesel gerekliliklerin karşılanmasına karşılık gelir.
Belgeleriniz uyum verinizle aynı yerde yaşar
Envanterinizdeki bir süreç değiştiğinde, Sicil bildiriminizi hazırlarken ya da aydınlatma metinlerinizi üretirken ilgili politika ve prosedürler bir tık ötededir. Uyum kanıtınız ile uyum belgeniz birbirinden kopmaz.
Öncesi / sonrası
Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?
- Paylaşımlı klasör ve “son_versiyon” karmaşası
- Kategori bazlı, sürümlü tek merkez
- Belgenin nerede olduğunu aramak
- Anlık arama ve filtre
- E-posta ekiyle belge paylaşmak
- Erişime kapalı depolama ve süresi dolan bağlantı
- “Bu politikanın sorumlusu kimdi?”
- Belge bazında sorumlu ataması
- Ayrı envanter, Sicil ve doküman sistemleri
- Aynı firma yapısında tek platform
Denetimde arama yok
Yürürlükteki belge bir tık ötede; denetçiye doğru sürüm sunulur.
İhlal anında zaman kaybı yok
Saklama-imha politikasından müdahale prosedürüne kadar ihtiyaç duyulan belge hazır durur.
Mevzuat değişiminde kör nokta yok
Gözden geçirme tarihleri hangi belgenin güncelleneceğini gösterir.
Entegrasyon
Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
- Veri İşleme Envanteri
- Aynı firma ve birim yapısını paylaşır; envanter çıktıları belge olarak arşivlenir.
- VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Değerlendirme
- Üretilen değerlendirme raporları kurum dosyasına belge olarak düşer.
- Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza
- Yayımlanan metinler ve imzalı rıza formları sürümüyle arşivlenir.
- Mevzuat ve Gündem Takibi
- Bir gelişme etkilediği politikayı gözden geçirme listesine düşürür.
- Toplantı Yönetimi
- Toplantı ekleri aynı erişim kontrollü belge altyapısında saklanır.
Özet
Üç cümlede neden bu modül?
01
Denetime her an hazır
Sürümlü, durumu belli, sorumlusu atanmış belgeler; denetçiye doğru doküman aranmadan sunulur.
02
Erişimi kontrollü saklama
Erişime kapalı depolama, süresi dolan indirme bağlantısı ve firma bazlı erişim sınırı.
03
Belge ile veri aynı çatıda
Uyum kanıtınız (envanter, Sicil kararı) ile uyum belgeniz (politika, prosedür, rıza) birbirinden kopmaz.
Rakiplerden ayrışma
- Genel bir arşiv değil; kişisel veri uyumuna özgü kategori, tip ve durum yapısıyla gelir, sıfırdan kurgulanması gerekmez.
- Belgeler uyum verisiyle aynı firma ve birim yapısında yaşar; iki ayrı sistem arasında eşleştirme yapılmaz.
- Gözden geçirme tarihleri ve sorumlu ataması, hesap verebilirliği belge seviyesine indirir.
- Holding ve danışmanlık kullanımı baştan gelen yapıdır.
Doküman Yönetimi modülünü kendi verinizle görün.
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.